Mein papierloses Büro. Ein Experiment.

2203717441_1d4e72246a_o

Kleine „Paperless Office“-Einleitung zum „Paper Free Day 2012„. Im Laufe eines Monats häuft sich massig Papierkram an: von Rechnungen und Quittungen, über Verträge, bis hin zu Lohnab­rech­nungen. Kein Wunder also, dass viele nach einem papierlosen Büro schreien, welches leider noch immer ein Mythos ist. Ich habe mir schon seit längerer Zeit Gedanken gemacht, wie ich persönlich mein „paperless office“ umsetzen kann. Wie. Was. Womit. 

Ich habe mich umgesehen, hier gelesen, da gelesen. Habe eine Hand voll Software getestet und wieder alles verworfen. Nun bin ich jedoch soweit, dass ich den herum­flie­genden Papierkram auf ein Minimum reduzieren konnte, und genau daran möchte ich euch ebenfalls teilhaben lassen. Nicht jetzt, sondern immer schön gegliedert. Hardware zum scannen für Viel-Papier-Haber. Hardware für „die ein oder andere Rechnung“. Software. Ebenfalls für Big Player und den kleinen Mann zu Hause. 

Ich kann natürlich nie für alle sprechen, sondern werde hier meine Lösung dokumen­tieren. Aber eines vorab, auch wenn es schon geschrieben wurde: Das papierlose Büro gibt es nicht. Ihr habt einen Vertrag? Braucht ihr im Original. Versi­che­rungs­police? Ebenfalls Original. Lohnab­rech­nungen? Solltet ihr ebenfalls im Original bewahren. Im Grunde gilt aber, dass alles, was keine Unter­schrift beinhaltet und/oder auf Papier mit Sicher­heits­ele­menten geschrieben steht, auch als digitale Kopie (und auch echte Kopie) gültig ist. Viele Rechnungen kommen inzwischen eh per Mail rein, bei Rekla­ma­ti­ons­gründen reicht man sowieso nur die Kopie weiter. Also benötigt ihr noch immer Ordner – könnt diese aber ganz anders katego­ri­sieren.

Ich persönlich habe mich erst einmal nur auf meine Rechnungen beschränkt, da steckt genug Arbeit drin. Aber auch daran kann man schön dokumen­tieren. Wie gesagt: Ich schreibe gerade den ein oder anderen Artikel, aber da wird noch was kommen. Und bis dahin meine Frage an euch: Habt ihr euer papierloses Büro umgesetzt? Habt ihr es vor? Auf welche Hardware-Software-Lösung setzt ihr?

Bildquellen Organized Chaos Paperless Office