Mein papierloses Büro. Die Geheimwaffe Doo aus Deutschland [Mac OS X, Windows & Mobile]

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Gestern gab es mit Evernote eine Cloud-Lösung zur Verwaltung von Dokumenten – heute folgt der letzte Software-Teil. Und zwar mit meinem Favoriten aus Deutschland: Doo. Doo ist speziell für „unseren“ Fall erdacht und entwickelt worden und bietet neben der Möglichkeit, es offline zu nutzen, auch die Möglichkeit Dokumente via Cloud auf andere Geräte zu synchro­ni­sieren.

Doo gibt es derzeit für Mac OS X und als App für Windows 8 – weitere Versionen für iOS, Android, Windows Phone und Windows 7 sind geplant und sollen in Kürze folgen. Ich stelle hier mal die wichtigsten Punkte der Mac-Version dar – die Windows-8-App schaut jedoch ebenfalls gut aus und funktioniert genauso und bietet die gleichen Features. Nur eben in Metro-Optik.

Optisch erinnert, zumindest die OS X Variante, an iDocument – also schick ist es definitiv. Links eben wieder die altbe­kannte Seiten­leiste, oben gibt es eine Suchmaske und eine Zeitleiste (sehr nett gemacht) und darunter dann eben alle impor­tierten Dokumente. 

Apropo Import: Doo setzt keine neue Daten­struktur an, sondern ihr könnt eure bestehende Struktur nutzen. Könnt. Müsst ihr aber nicht. Aber wer vielleicht schon vorsortiert hat oder, wie ich, vorher mittels Ordnern sortiert hat, der wird das zu schätzen wissen. Vor allem könnt ihr so Doo einfach testen und bei Nicht­ge­fallen wieder löschen. Ohne dass etwas an euren Dokumenten und eurer Struktur etwas geändert wurde. 

Ihr könnt (unter OS X) Dokumente via Drag’n’Drop in die App oder das Menüleisten-Icon hinzufügen, via Scanner oder Kamera, per Hotkey oder aber – sofern ihr das Feature „Sync & Backup“ nutzt – auch automatisch neue Dateien in eurer Dropbox, eurem IMAP-Mail-Account oder aus Google Docs zu Doo hinzufügen. 

Natürlich bietet Doo ebenfalls die Möglichkeit, bestehende Attribute zu ändern – und zwar so gut wie alles. Titel, Datum, Markierung, Unter­nehmen, beteiligte Personen, Orte, Tags und eine Beschreibung. Gibt auch festgelegte Dokumen­tentypen wie Rechnung, Quittung, Lebenslauf, AGB, Briefe und und und. Man merkt eben: Doo ist speziell für so etwas gemacht. 

Die Dokumente können entweder über die Standar­d­an­wendung für den Dateitypen (und Doo unter­stützt wirklich jeden Dateityp^^) geöffnet werden, oder aber in Doo selbst. Dort gibt es dann auch noch die Möglichkeit das Dokument zu bearbeiten, und auch ein Verlauf kann einge­blendet werden: 

Links in der Seiten­leiste gibt es dann eben auch nochmal diverse Kategorien und Filter, Orte und Personen, fehlerhafte Dokumente (zum Beispiel weil der Dokumentyp fehlt) und eben auch Projekte (einfache Drag’n’Drop-Sammlungen von Dokumenten): 

Unter Mac OS X ist Doo wirklich absolute Spitze, unter Windows 8 ebenfalls. Ihr nutzt ein anderes System? Dann müsst ihr euch noch ein klein wenig gedulden… 

Aber, was macht Doo nun eigentlich für mich aus? Zum einen das funktionelle und die Schlichtheit. Aber Doo ist ja eigentlich viel, viel mehr. Mittels Account könnt ihr eure Dokumente auch mobil anschauen (sobald es die Apps gibt). Mit dem kostenlosen Account könnt ihr dabei maximal 2.000 Dokumente (maximal 1 GB) speichern, für rund 5€ gibt es das Premium-Paket mit 20.000 Dokumenten und maximal 10 GB Speicher. Daneben gibt es noch ein Premium Plus und ein Profes­sional Paket. 

Sämtliche Daten werden dabei auf dem doo Cloud Storage gelagert. 

Wir nehmen Daten­si­cherheit sehr ernst. Die Daten die du auf dem doo Cloud Storage ablegst sind verschlüsselt und im Rahmen des Amazon S3 Speicher­platzes in jedem Fall sicher gelagert. Kein Aussen­ste­hender, auch kein doo Mitar­beiter, kann deine Dokumente einsehen. 

Klingt besser als die Daten­si­cherheit von Evernote, auch wenn die Aussage natürlich mehr sagen dürfte. Aber wer nicht möchte, dass seine Daten in der Cloud liegen kann das Feature ja auch einfach deakti­vieren – dann arbeitet ihr halt nur lokal auf eurem Rechner. 

Fazit zu Doo? Schicke App, viele (angekündigte) Systeme, Cloud-Sync, Ordner­struktur, Offline. Viele Funktionen. Was kann es besseres geben?